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Italianooutline e gtd
Per lavoro e per piacere mi trovo molto spesso a gestire progetti e attività da svolgere al computer. Essendo il mio lavoro, ed i miei interessi informatici, abbastanza eterogenei, ho iniziato a sentire il bisogno di maneggiare le mie lunghissime liste di cose da fare i maniera efficiente e comoda. Non sono un fanatico della produttività estrema, ma ho notato che i margini di miglioramento nel mio caso erano ampi.
Qualche tempo fa ho letto il libro di David Allen "Getting Things Done" e ne ho tratto diversi spunti interessanti. In particolare, la gestione delle cose senza priorità e il raggruppamento delle attività in liste a tema.
Gli strumenti
Per mettere in pratica alcuni dei consigli elencato nel libro di cui sopra, il primo passo è stato quello di individuare degli strumenti consoni alle mie necessità ed al mio modo di operare. Se fate una breve ricerca in rete, troverete tonnellate di sistemi preconfezionati che si ispirano più o meno fedelmente a GTD... L'utilizzo di uno strumento omni comprensivo è una possibilità molto accattivante (avevo inizialmente pensato di adattarne qualcuno o di scriverne uno ex-novo), tuttavia ho preferito orientarmi verso qualcosa che non mi vincolasse ad una piattaforma particolare, o meglio, ad un computer particolare.
Cosa meglio di un editor di testo?
Il formato testo ha il vantaggio di poter essere modificato ovunque, anche da remoto, ed ogni sistema che ho utilizzato ha almeno un editor di testo incluso nell'installazione standard (mi rendo conto che ciò che ho appena detto può sembrare ovvio, ma siccome incontro ancora persone che credono che i file in formato Microsoft Word siano uno standard...).
Convenzioni
Le cose da fare sono raggruppate in file; un file per progetto o per contesto (ad esempio, nel file sourceforge.otl ho raccolto tutto quello che devo fare quando sono collegato ai server di sourceforge.net). Non sono abituato a ragionare in modo troppo schematico, quindi avere le cose organizzate in questo modo mi torna molto utile.
I singoli file sono di fatto degli outline, con le azioni disposte in modo gerarchico per poter individuare facilmente l'ordine delle attività e le loro dipendenze. Suggerisco a cui utilizza Vim come editor di testo il plugin TVO; è molto comodo.
Non utilizzo priorità in modo diffuso, tuttavia mi torna molto comodo evidenziare le cose da fare urgentemente e quelle che, per un qualche motivo, sono in sospeso. Uso i seguenti tag da premettere all'azione:
- (U): cosa urgente
- (H): cosa in sospeso
- | : commento/nota
ovviamente l'elenco si può estendere e personalizzare a piacimento.
Gestire le azioni
Uno dei suggerimenti del libro di David Allen è quello di prendere la prima azione di ciascun progetto e farla, oppure processare le azioni di un particolare contesto una dopo l'altra finchè se ne ha la possibilità. Non amo questo approccio... lo trovo un po' dispersivo. Preferisco scegliere un progetto e lavorarci sopra finchè ne ho voglia (o necessità).
Utilizzare dei file di testo strutturati come outline, e delle etichette da abbinare alle azioni quando si desidera, rende molto facile automatizzare il processo di gestione ed adattarlo alle proprie necessità.
Questo frammento di codice permette di elencare il numero di azioni per ogni file:
for file in ~/gtd/*.otl;
do
printf "%-20s: %3d\n" $(basename $file .otl)
$(cat $file | perl -ne "next if /^\W*(\|)/; print" | wc -l);
done
(è stato indentato per chiarezza ma va scritto tutto su una riga. Funziona con la shell bash di Unix).
Se conoscente almeno un po' un qualsiasi linguaggio di programmazione estendere quanto sopra è facilissimo. E gestire le vostre cose da fare molto più rilassante.
